Těmito slovy Charles Landry vystihl změnu, kterou má Festival kreativní byrokracie mezi úředníky nastartovat. Při organizaci prvního pražského ročníku se spojily Institut plánování a rozvoje (IPR), platformy Kreativní Praha, Česko.Digital a Magistrát hlavního města Prahy a měl i podporu společnosti Deloitte. Program se zaměřil na aktuální výzvy, na jejichž prahu teď veřejný sektor stojí. Začalo se hledáním způsobů, jak vůbec obecnou myšlenku kreativnějších úředníků uvést v praxi. Následující panely se zaměřily na vyhodnocování výsledků, digitalizaci, práci s daty nebo na otázku, jak efektivněji komunikovat s občany i mezi úřady navzájem. Z 5 odborných přednášek vybíráme 5 inspirativních myšlenek, se kterými by tvůrčí správa zítřka měla počítat.

„Podařilo se nám získat širokou paletu účastníků a mluvčích se zkušeností z veřejného i soukromého sektoru. Cílem bylo, aby se lidé s chutí věci měnit potkali, poznali a navzájem inspirovali.“

Adam Pajgrt, jeden z organizátorů Festivalu (za IPR)

1 | Síť funguje lépe než hierarchie

Jeden z nejzapeklitějších problémů veřejné správy je čas, v němž dokáže reagovat na problémy a přicházet s řešeními. Pyramidová struktura většiny institucí má mnoho pater, a než je nějaké rozhodnutí překlene, vytrácí se šance reagovat skutečně flexibilně. S pyramidou se pojí i množství pravidel a postupů. Přísnou hierarchii by proto mohla nahradit struktura sítě. V prostředí, kde si role nejsou pevně nadřazené a místo předpisů se spoléhá na osobní odpovědnost, mají lidé větší chuť spolupracovat a budovat vztahy. 

„Je to právě hluboká spolupráce, co vede k většímu množství inovací.“

Sally Hett, Creative HQ

A právě vztahy jsou klíčovou proměnnou u každého odvážného kroku vpřed. Když se lidé dobře znají, spíš si vyjdou si vstříc, podpoří své nápady a navzájem se inspirují. A spíš najdou řešení komplexních problémů. O struktuře sítě a důležitosti kvalitních vztahů přednášeli Jan Bréda z Mise HERo, Jan Hněvkovský z centra GovLab, Sally Hett z novozélandské Creative HQ a doplnili je panelisté Milan Čigáš z Krajského úřadu Středočeského kraje, Jan Mašek z Red Button a Markéta Pěchoučková z Ministerstva práce a sociálních věcí.

2 | Dobře využitá data fungují jako zrcadlo

Tak jako firmám dává zpětnou vazbu chování zákazníků, mohou se veřejné instituce leccos naučit o svém fungování prostřednictvím dat. O Praze se říká mnoho věcí, kupříkladu že je tu blaze, ale i draze. Pochopit život v metropoli v širším kontextu a uvést populární tvrzení na pravou míru pomohla právě data. Ve studii „Chudé město pražské?“ IPR vyhodnotil údaje z metropolitního rozpočtu a srovnal je s řadou dalších dat. Tak vyšlo najevo třeba to, že i když je Praha bohatá z hlediska HDP, znemožňuje jí to dosáhnout na podporu v podobě dotací nebo příspěvků ze státního rozpočtu. Město pak paradoxně na některé výdaje, například na budování infrastruktury, zůstává samo. Studii a data, s jejichž pomocí vznikla, představil Petr Bouchal z neziskové organizace České Priority, který se na ní podílel.

„Data dokážou ukázat neefektivitu, o které se třeba už tuší, ale dosud bylo lepší o ní nemluvit.“

Michal Bláha, Hlídač státu

Statistiky mohou institucím také pomoci navzájem se mezi sebou porovnat. Protože však vyžadují důkladné zpracování, v oblasti je pořád co zlepšovat. O tom promluvili zakladatel portálu Hlídač státu Michal Bláha, Jaroslav Broža z Nejvyššího kontrolního úřadu, Lucie Smolka z projektu Otevřená města, Josef Šmída z Nadace OSF a Nathan Coyle z britské New Union.

3 | Měření je dobrý sluha, ale zlý pán

Získávání dat je důležité při řízení jakéhokoliv sektoru. Musí však být komplexní. A nejlépe funguje, pokud je součástí systému, který se stále učí a zlepšuje. Takové měření pak institucím poskytuje důležitou zpětnou vazbu a signály, na jaké problémy cílit. Avšak nepromyšlený a příliš úzce zaměřený sběr dat může čemukoliv, co zrovna měříme, spíš uškodit. To proto, že celý zkoumaný systém pak svou snahu soustředí na žádoucí výsledek právě v měřené oblasti, což může kolidovat s jeho samotným účelem. Je to, jako kdyby se ve firmě začala hodnotit pouze rychlost práce. Lidé začnou pracovat rychleji, ale efektivita a kvalita provedení se vytratí. Na potenciální škodlivost některých měření upozornil na konferenci konzultant Vladimír Kváča se zkušenostmi z více ministerstev. Doplnili ho panelisté Jindřich Dohnal ze start-upu Creatixo, Jakub Drbohlav z Ministerstva školství, mládeže a tělovýchovy, Lenka Henebergová za Dům zahraniční spolupráce a Lukáš Tóth z Behavio Labs.

4 | Musíme pochopit, že občan není Sherlock Holmes

Většině rozhodnutí, která činíme, ve skutečnosti nevěnujeme plnou pozornost. Podle moderní behaviorální vědy za nás rozhodují emoce, okolnosti či intuice. Organizace, které informují veřejnost, to však často neberou v potaz. Příkladem je zdravotnická kampaň z Británie, která měla ženy motivovat k návštěvě preventivního screeningu proti rakovině děložního čípku. Kampaň varovala: „75 % případů rakoviny odhalí screening. Ovšem 1 ze 4 žen se po pozvání na prohlídku nedostaví.“ Podle odborníka na behaviorální vědu ve službách britského zdravotního orgánu NHSX Dana Berryho je to ukázka špatného přístupu. Kampaň by místo toho měla zmínit, že 3 ze 4 žen na prohlídku dorazí. Lidé totiž mají tendenci napodobovat to, co činí ostatní kolem nich. Takže pokud veřejnost upozorníme na nějaké rozšířené špatné chování, je docela dobře možné, že to lidi spíš inspiruje, než odradí. 

„Při rozhodování intuitivně následujeme, jak na věc reagují lidé okolo nás.“

Dan Berry, NHSX 

Dan Berry zmiňuje paradox Sherlocka Holmese. Náš mozek neustále rozptyluje příval informací a na rozdíl od tohoto slavného detektiva nejsme schopni vypozorovat každičký detail. Sdělení pro veřejnost tak musí být jasná a vizuálně přehledná. A počítat se sklonem lidí jednat impulzivně a někdy zkratkovitě. Na zahraničního odborníka navázali v panelu o komunikaci Jan Lukačevič z Akademie věd, David Severa z Jihomoravského inovačního centra, Marek Vácha za Institut plánování a rozvoje a Ladislava Zbiejczuk Suchá z Masarykovy univerzity.

5 | V digitálním státě bude platit: „Občan náš pán“

Digitální transformace má úřadům pomoci být rychlejší, automatizovanější i efektivnější. Především jim ale může pomoci být „víc pro lidi“. Přemysl Sezemský Ministerstva spravedlnosti vyprávěl o tom, že právě proto se v justici nechali inspirovat firmami. Zaměřili se na potřeby občanů, jako se firmy řídí podle potřeb a přání svých zákazníků. Na ministerstvu zřídili nový odbor, který plní funkci projektového managementu – ten je důležitou součástí každé vývojářské firmy. Digitalizované projekty díky tomu vždy mají manažera, který dohlíží na uživatelské požadavky. Ministerstvo se tak ale nejdřív muselo postavit personální výzvě. Změna vyžadovala nové zaměstnance se spíše „firemní“ filozofií a patřičnou kvalifikací v IT.

„Digitální transformace je o lidech, je o změně myšlení a o získání lidí s novými kompetencemi.“

Přemysl Sezemský, Ministerstvo spravedlnosti

V panelu o digitální transformaci vystoupili také Martin Bunček z Technologické agentury, Jitka Faugnerová z Ministerstva životního prostředí, Pavel Hrabě z platformy Digitální Česko nebo Martin Podveský z Celní správy.

Podívejte se na celý blok inspirativních přednášek: